Laura, București, consilier pe probleme de nutriție și sănătate: Lucrez pe cont propriu și am o mulțime de activități de îndeplinit în fiecare zi.Lucrez cu clienții, aloc mult timp pentru a scrie articole pentru blogul personal și pentru promovarea pe Facebook și am de îndeplinit foarte multe activități administrative. De multe ori, subapreciez timpul alocat fiecărei activități și, adesea, nu mai reușesc să fac lucrurile cu adevărat importante. Există o modalitate mai bună să îmi organizez agenda și să planific activitățile, pentru a fi mai productivă?
Ozana Giușcă: Laura, îți propun să începi cu o întrebare: care dintre numeroasele activități pe care le realizezi în prezent îți aduc rezultate în afacere? De multe ori, facem lucruri din inerție, deși ele nu au un impact pozitiv. Mulți experți în managementul timpului spun că și în acest domeniu se aplică principiul lui Pareto: 20% din ceea ce facem generează 80% din rezultatele obținute. Scrie pe o foaie de hârtie toate activitățile realizate în ultima zi tipică de lucru și bifează activitățile care pot fi eliminate. După ce ai tăiat de pe listă activitățile neproductive, grupează-le pe celelalte în patru categorii: activități importante și urgente; importante, dar nu urgente; neimportante, dar urgente și neimportante și neurgente. Capcana este că, de multe ori, ne ocupăm „să stingem incendii“ (urgențele importante și neimportante) și nu ne mai rămâne timp pentru lucrurile importante.
Prioritizează-ți activitățile ghidându-te după cele patru cadrane și asigură-te că incluzi pe lista priorităților cel puțin o activitate din categoria celor importante. Acest sistem simplu de gestionare a timpului se numește „metoda celor patru cadrane“ și a fost popularizat de Stephen Covey. Sistemul lui Covey a fost creat pornind tocmai de la întrebarea ta: cum să ne concentrăm pe activitățile cu adevărat importante?
Ar fi excelent să cooptezi în echipă un asistent care să te elibereze de activitățile de rutină și de veșnicele urgențe. Colaborează cu un student în regim de stagiatură, dacă nu ai încă resursele pentru un angajat. Te va ajuta să treci de la stilul de lucru bazat pe bifarea de activități la cel bazat pe priorități.
Aș mai vrea să îți dau trei sfaturi care m-au ajutat să îmi îmbunătățesc productivitatea:
- planifică-ți ziua din seara precedentă;
- începe ziua cu o activitate importantă, nu cu activități de rutină, precum citirea e-mailurilor;
- alocă-ți, în fiecare zi, cel puțin o oră pentru activități de dezvoltare a afacerii (lu-crează „pentru afacere“, nu „în afacere“).
