Auto-fixarea de termene-limită mai scurte decât cele impuse poate fi o strategie de creştere a propriei productivităţi, conform unui experiment efectuat de un om de afaceri, scrie BBC News.
Craig Smith, fondatorul companiei Trinity Insight, profilată pe optimizarea activităţii pe internet în Philadelphia, a făcut un astfel de experiment, scurtând cu o săptămână termenul fixat pentru sarcina transmisă unei echipe de 17 persoane. Atunci, a constatat că salariaţii lui mai vechi nu au avut o problemă cu asta şi n-au simţit lipsa acelei săptămâni.
Dar, când este vorba despre sarcini repetitive ca procedură (interviuri, cercetări, scris, editare, livrare) dar nu şi în conţinut (pentru că este o temă nouă de fiecare dată), nu mai este la fel de uşor. Craig a descoperit că există cazuri în care prin crearea unor termene mai stricte şi mai scurte, oamenii devin mai productivi, dar sunt şi unele sarcini mai greu de îndeplinit într-un timp mult mai scurt. El a dat exemplul unui inteviu telefonic pe care a încercat să-l reducă de la o oră la 30 de minute şi a constatat că nu i-a fost deloc uşor să concentreze discuţia, iar când a depăşit termenul fixat a simţit că nu şi-a realizat sarcina.
Fixarea de termene-limită false nu este un concept nou. Legea lui Parkinson stipula, încă de acum 60 de ani, ideea că munca se extinde pentru a umple orice cantitate de timp disponibilă. Este la fel de valabilă şi reciproca – sarcinile îţi vor lua atât de puţin timp cât ai la dispoziţie.
În teorie, asta înseamnă că fiecare dintre noi ar trebui să poată face sprint printr-un program zilnic plin de termene scurte. Dar cu toţii ştim că în practică asta nu iese prea bine.
S-a demonstrat că nu termenul însuşi este problema, ci modul în care încercăm să ne păcălim singuri pentru a termina treaba, fără să lăsăm totul pe ultimul moment. Fixarea de termene scurte, false, este o artă, nu chiar foarte simplă, mai scrie BBC News.
Profesorul Bradley Staats, care studiază procesele învăţării şi productivităţii, la Universitatea de Ştiinţe Economice Kenan-Flagler din Carolina de Nord, spune că impunându-ne să realizăm o anumită sarcină într-un timp mai scurt, adesea vom „subţia” treburile şi vom rotunji lucrurile acolo unde se poate. Şi, desigur, mai spune profesorul american, stabilirea de limite mai scurte dă o senzaţie de disciplină şi autocontrol.
Nu este bine nici să cădem în extrema cealaltă, explică Bradley Staats, întrucât întocmirea unui program exclusiv din termene foarte scurte este neproductiv, pentru că nu lasă timp pentru puţină relaxare – acea perioadă pe care o numim ”timp pierdut”, dar care favorizează apariţia ideilor şi soluţiilor inovative.
Potrivit strategului media austrialian Ryan Holiday, cheia acestei probleme este găsirea unui echilibru. Cel mai important este să nu-ţi impui un program irealizabil. Înainte de a fixa un termen, verifică de cât timp este nevoie pentru îndeplinirea sarcinii respective. La proiectele pe termen lung, fixează termene pentru etape intermediare, concluzionează Holiday.
